.RU

Виды обработки документов

Содержание:

Введение.......................................................................................................... 3

Виды обработки документов.......................................................................... 4

Докладная записка (внутренняя).................................................................... 7

Служебное письмо (внешнее)......................................................................... 9

Заключение.................................................................................................... 11

Список используемой литературы:.......................................................... 12

Введение.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.

Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых с целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с документацией регулируются специальными Федеральными законами. Например закон РФ "О стандартизации" от 10 июня 1943 г. №5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий фи предпринимателей, общественных объединений, и определенные меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.[1]

Цель данной работы рассмотрев лишь некоторые аспекты делопроизводства, такие как виды обработки документов, а также правила оформления докладной записки (внутренней) и служебного письма (внешнего) в соответствии с ГОСТ-ом

Виды обработки документов.

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы:

· экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

· предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

· регистрация

· рациональной движение документов внутри организации

· обработка исполненных и отправленных документов.[2]

Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.). при получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично", документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки", вычеркивая из них использованные номера Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.[3]

Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.. на стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.[4]

Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполн), номер дела (куда помещен документ после исполнения).

Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная.

Передача документов внутри организации между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.

Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.[5]

Докладная записка (внутренняя).

Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй - излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки (внутренние) оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизит бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.[6]

Пример оформления внутренней докладной записки.



vozdejstvie-seti-internet-na-polzovatelej.html
vozdejstvie-yadernogo-oruzhiya-massovogo-porazheniya-chast-4.html
vozdelivanie-dini-cucumis-melo-l-v-usloviyah-zashishennogo-grunta.html
vozdelivanie-plodovih-i-yagodnih-porod.html
vozdestvie-reklami-na-soznanie-lyudej.html
vozdushnie-gimnasti.html
  • tasks.bystrickaya.ru/-2-klassifikaciya-metodov-kohanovskij-v-p-zolotuhina-e-v-leshkevich-t-g-fathi-t-b-filosofiya-dlya-aspirantov.html
  • institut.bystrickaya.ru/teoriya-ekonomicheskih-ciklov-i-krizisov-m-i-tugan-baranovskogo.html
  • university.bystrickaya.ru/glava-3-organizacii-osushestvlyayushie-obrazovatelnuyu-deyatelnost-proekt-federalnogo-zakona-ob-obrazovanii-v.html
  • otsenki.bystrickaya.ru/sopostavitelnij-analiz-programmi-po-biologii-7-klassa-po-umk-pod-redakciej-n-i-sonina-i-po-umk-pod-redakciej-i-n-ponomarevoj.html
  • crib.bystrickaya.ru/issledovatelskaya-rabota-tema-opredelenie-blagopriyatnih-uslovij-i-sredi-dlya-virashivaniya-kefirnogo-griba.html
  • uchit.bystrickaya.ru/tema-7-vvedenie-v-infekcii-tifi-bryushnoj-sipnoj-vozvratnij-rossijskij-universitet-druzhbi-narodov.html
  • urok.bystrickaya.ru/programma-disciplini-analiz-finansovih-rinkov-dlya-napravleniya-08010068-ekonomika-podgotovki-magistra-avtori-d-e-n-professor-teplova-t-v-i-k-e-n-docent-menshikov-s-m.html
  • upbringing.bystrickaya.ru/korrespondenciya-schetov-po-uchetu-postupleniya-tovarov-i-tari-metodicheskoe-posobie-cheboksari-2007-pod-obshej-redakciej.html
  • essay.bystrickaya.ru/calcvar-rukovodstvo-polzovatelya-rukovodstvo-i-spravochnik.html
  • institute.bystrickaya.ru/g-a-tarunova-protokol-1-ot-29-08-2013g-29-08-2013g-prikaz-299-ot-30-08-2013-g.html
  • essay.bystrickaya.ru/ebek-aupszdg-zhne-ebekt-orau-zhinalistarin-zhrgzge-arnalan-tairiptar-zhinai.html
  • ekzamen.bystrickaya.ru/sokraticheskie-shkoli-istoriya-antichnoj-filosofii.html
  • college.bystrickaya.ru/2-faktornaya-operacionalizaciya-o-e-shumilova.html
  • holiday.bystrickaya.ru/obyazatelnij-minimum-soderzhaniya-programmi-naimenovanie-disciplin-i-ih-osnovnie-razdeli-obshee-kol-vo-chasov-obsheprofessionalnie-disciplini.html
  • letter.bystrickaya.ru/o-srokah-provedeniya-ege-v-novosibirskoj-oblasti-v-2010-godu-ob-utverzhdenii-polozheniya-o-formah-i-poryadke-provedeniya.html
  • turn.bystrickaya.ru/pechatnij-voprosi-arheologii-istorii-i-etnologii-dalnego-vostoka-vladivostok-1997-s-80-87.html
  • vospitanie.bystrickaya.ru/zoloto-lyubit-tishinu-rossijskij-centr-obucheniya-izbiratelnim-tehnologiyam-pri-centralnoj-izbiratelnoj-komissii.html
  • gramota.bystrickaya.ru/were-generally-clean-and-comprised-metal-bunk-beds-and-central-heating-as-well-as.html
  • esse.bystrickaya.ru/referat-lekarstva-i-yadi.html
  • assessments.bystrickaya.ru/chast-2-voprosi-i-zadachi-dlya-povtoreniya-voprosi-1-praktikum-po-differencialnim-uravneniyam.html
  • tasks.bystrickaya.ru/324-sredstva-massovoj-informacii-poligrafiya-i-knigoizdanie-otchyot-ob-ispolnenii-programmi-socialno-ekonomicheskogo.html
  • teacher.bystrickaya.ru/gennaya-inzheneriya-chto-nas-ozhidaet.html
  • tests.bystrickaya.ru/kriterialdi-baalau-zhjes-mektep-sabatarinda.html
  • education.bystrickaya.ru/21-zernovie-intervencii-zavershatsya-ne-uspev-nachatsya-zasedanie-soveta-po-agropromishlennoj-politike-pri-evrazes-5.html
  • institut.bystrickaya.ru/tema-27uchet-predprinimatelskoj-i-inoj-prinosyashej-dohod-deyatelnosti-kursi-ipbr-vremya-provedeniya.html
  • credit.bystrickaya.ru/otchet-o-rezultatah-samoobsledovaniya-mbou-sosh-141-po-itogam-2012-2013-uchebnogo-goda.html
  • kontrolnaya.bystrickaya.ru/referat-muzej-kosmonavtiki.html
  • esse.bystrickaya.ru/programma-vospitaniya-i-obucheniya-detej-rannego-vozrasta-ot-goda-do-3-let-stranica-2.html
  • studies.bystrickaya.ru/istoriya-russkoj-emigracii-v-chehoslovakii-v-20-30-ee-godi-20-veka.html
  • testyi.bystrickaya.ru/a-s-bolshakov-menedzhment.html
  • institute.bystrickaya.ru/glava-7-istoriya-pervaya-niche-vremya-prolog.html
  • gramota.bystrickaya.ru/xv-nauchno-prakticheskaya-konferenciya-shag-v-budushee-municipalnoe-obsheobrazovatelnoe-uchrezhdenie-gimnaziya-33.html
  • bukva.bystrickaya.ru/mirovoj-rinok-rabochej-sili.html
  • pisat.bystrickaya.ru/the-vampire-from-linkin-park-stranica-3.html
  • otsenki.bystrickaya.ru/rukovodstvo-otdelom-shtat-10-chel.html
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.