.RU

Виды обработки документов

Содержание:

Введение.......................................................................................................... 3

Виды обработки документов.......................................................................... 4

Докладная записка (внутренняя).................................................................... 7

Служебное письмо (внешнее)......................................................................... 9

Заключение.................................................................................................... 11

Список используемой литературы:.......................................................... 12

Введение.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.

Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых с целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с документацией регулируются специальными Федеральными законами. Например закон РФ "О стандартизации" от 10 июня 1943 г. №5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий фи предпринимателей, общественных объединений, и определенные меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.[1]

Цель данной работы рассмотрев лишь некоторые аспекты делопроизводства, такие как виды обработки документов, а также правила оформления докладной записки (внутренней) и служебного письма (внешнего) в соответствии с ГОСТ-ом

Виды обработки документов.

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы:

· экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

· предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

· регистрация

· рациональной движение документов внутри организации

· обработка исполненных и отправленных документов.[2]

Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.). при получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично", документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки", вычеркивая из них использованные номера Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.[3]

Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.. на стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.[4]

Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполн), номер дела (куда помещен документ после исполнения).

Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная.

Передача документов внутри организации между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.

Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.[5]

Докладная записка (внутренняя).

Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй - излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки (внутренние) оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизит бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.[6]

Пример оформления внутренней докладной записки.



vozdejstvie-seti-internet-na-polzovatelej.html
vozdejstvie-yadernogo-oruzhiya-massovogo-porazheniya-chast-4.html
vozdelivanie-dini-cucumis-melo-l-v-usloviyah-zashishennogo-grunta.html
vozdelivanie-plodovih-i-yagodnih-porod.html
vozdestvie-reklami-na-soznanie-lyudej.html
vozdushnie-gimnasti.html
  • assessments.bystrickaya.ru/bilet-15-obshestvoznanie-ekzamenacionnie-bileti-s-otvetami-dlya-9-klassa.html
  • institute.bystrickaya.ru/gendernie-stereotipi.html
  • tetrad.bystrickaya.ru/uchrezhdenie-visshego-professionalnogo-obrazovaniya.html
  • credit.bystrickaya.ru/peterburg-uslishit-tradicionnuyu-muziku-ssha-vmerii-proshla-tradicionnaya-press-konferenciya-valeriya-gergieva-posvyashennaya.html
  • tasks.bystrickaya.ru/1318-kryukovie-podveski-oborudovanie-gruzopodemnoe-obshie-tehnicheskie-trebovaniya-rd-36-62-00.html
  • prepodavatel.bystrickaya.ru/tema-6-tvorchestvo-kasomova-uchebno-metodicheskoe-posobie-po-discipline-specialnost-032900-00-050301-russkij.html
  • education.bystrickaya.ru/29-aprelya-2-maya-konev-i-s-sorok-pyatij.html
  • klass.bystrickaya.ru/7-spisok-ispolzovannih-istochnikov-poyasnitelnaya-zapiska-k-kp-soderzhit-29-stranic-18-risunkov-8-tablic-2-istochnika.html
  • exchangerate.bystrickaya.ru/glava-3-otezd-durslej-garri-potter-i-dari-smerti.html
  • textbook.bystrickaya.ru/hrustalnie-miri-svarovski-swarovski-kristallwelten.html
  • urok.bystrickaya.ru/programma-disciplini-zapadnaya-filosofiya-do-seredini-hh-veka-filosofiya-epohi-vozrozhdeniya-novogo-vremeni-i-prosvesheniya-dlya-napravleniya-filosofiya.html
  • uchenik.bystrickaya.ru/lechenie-arterialnoj-gipertonii-diuretiki.html
  • tasks.bystrickaya.ru/4-j-klass-3468-ch-osnovnaya-obrazovatelnaya-programma-nachalnogo-obshego-obrazovaniya-na-period-s-2011-goda-po-2015-god.html
  • institute.bystrickaya.ru/generator-rifm-biografii-i-harakteristiki.html
  • shpora.bystrickaya.ru/zaklyuchenie-vnedrenie-kreditnoj-sistemi-v-rossijskom-vuze-pervie-rezultati.html
  • esse.bystrickaya.ru/rabochaya-programma-uchebnoj-disciplini-teleoperatorskoe-masterstvo-oop-po-specialnosti-071105-kinooperatorstvo.html
  • knowledge.bystrickaya.ru/obshie-ukazaniya-metodicheskie-ukazaniya-i-kontrolnie-zadaniya-dlya-studentov-zaochnikov-obrazovatelnih-uchrezhdenij.html
  • thescience.bystrickaya.ru/istoriya-inakomisliya-v-sssr-stranica-32.html
  • otsenki.bystrickaya.ru/soglasovanie-vremen-uchebno-metodicheskoe-posobie-dlya-studentov-vseh-specialnostej-i-vseh-form-obucheniya-www.html
  • abstract.bystrickaya.ru/22-meropriyatiya-normativnogo-pravovogo-i-otchet-ob-ispolnenii-zakona-respubliki-buryatiya-o-programme-socialno-ekonomicheskogo.html
  • literature.bystrickaya.ru/ekspertiza-ocnka-yakost-kakao-bobv-ta-kakao-produktv-h-mitne-oformlennya-pri-peremshenn-cherez-mitnij-kordon-ukrani-chast-3.html
  • obrazovanie.bystrickaya.ru/predislovie2-viderzhki-iz-uchebnogo-plana-kursa6.html
  • portfolio.bystrickaya.ru/original.html
  • university.bystrickaya.ru/glava-12-sistema-upravleniya-sovremennim-predpriyatiem-uchebnik-dlya-vuzov.html
  • nauka.bystrickaya.ru/varianti-kontrolnih-rabot-materiali-dlya-podgotovki-k-sessii-studentam.html
  • znaniya.bystrickaya.ru/rasporyazhenie-ob-utverzhdenii-dokladov-o-rezultatah-i-osnovnih-napravleniyah-deyatelnosti-na-2011-2013-godi-strukturnih-podrazdelenij-administracii-tomskoj-oblasti-stranica-10.html
  • crib.bystrickaya.ru/interaktivnaya-tablica-skazuemoe-prostoe-i-sostavnoe-n-7938.html
  • doklad.bystrickaya.ru/vibrosi-pri-maksimalnoj-proektnoj-avarii-belorusskaya-partiya-zelenie.html
  • writing.bystrickaya.ru/klassifikaciya-voprosi-k-ekzamenu-po-predmetu-apparatnoe-obespechenie-evm.html
  • tetrad.bystrickaya.ru/usadbi-moskvi-avtobusnaya-ekskursiya-v-muzej-usadbu-kolomenskoe.html
  • testyi.bystrickaya.ru/artillerijskaya-promishlennost-stranica-16.html
  • lektsiya.bystrickaya.ru/primernaya-programma-disciplini-proektirovanie-mikrosistem-rekomenduetsya-minobrazovaniem-rossii-dlya-specialnosti.html
  • znanie.bystrickaya.ru/agropromishlennogo-kompleksa-i-selskih-territorij-v-stranica-29.html
  • essay.bystrickaya.ru/dengi-vchera-segodnya-zavtra.html
  • spur.bystrickaya.ru/krasnoyarskij-kraj-pokatashkin-roman-viktorovich-stranica-17.html
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.