.RU

Виды обработки документов

Содержание:

Введение.......................................................................................................... 3

Виды обработки документов.......................................................................... 4

Докладная записка (внутренняя).................................................................... 7

Служебное письмо (внешнее)......................................................................... 9

Заключение.................................................................................................... 11

Список используемой литературы:.......................................................... 12

Введение.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.

Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых с целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с документацией регулируются специальными Федеральными законами. Например закон РФ "О стандартизации" от 10 июня 1943 г. №5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий фи предпринимателей, общественных объединений, и определенные меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.[1]

Цель данной работы рассмотрев лишь некоторые аспекты делопроизводства, такие как виды обработки документов, а также правила оформления докладной записки (внутренней) и служебного письма (внешнего) в соответствии с ГОСТ-ом

Виды обработки документов.

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы:

· экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

· предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

· регистрация

· рациональной движение документов внутри организации

· обработка исполненных и отправленных документов.[2]

Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.). при получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично", документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки", вычеркивая из них использованные номера Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.[3]

Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.. на стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.[4]

Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполн), номер дела (куда помещен документ после исполнения).

Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная.

Передача документов внутри организации между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.

Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.[5]

Докладная записка (внутренняя).

Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй - излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки (внутренние) оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизит бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.[6]

Пример оформления внутренней докладной записки.



vozdejstvie-seti-internet-na-polzovatelej.html
vozdejstvie-yadernogo-oruzhiya-massovogo-porazheniya-chast-4.html
vozdelivanie-dini-cucumis-melo-l-v-usloviyah-zashishennogo-grunta.html
vozdelivanie-plodovih-i-yagodnih-porod.html
vozdestvie-reklami-na-soznanie-lyudej.html
vozdushnie-gimnasti.html
  • lesson.bystrickaya.ru/podvodnie-kamni-matematiki-chast-2.html
  • urok.bystrickaya.ru/programma-disciplini-cenoobrazovanie-v-banke-moskva-2010-g.html
  • prepodavatel.bystrickaya.ru/tendernaya-dokumentaciya-po-zakupke-oborudovaniya-dslam.html
  • znaniya.bystrickaya.ru/programmi-zhizni-dejstviya-napravlennost-postupkov-imeyut-pod-soboj-dve-opori-znaniya-i-cennosti-poznaniem-dvizhet-stremlenie-k-istine-rasshifruem-eti-ponyatiya-znanie.html
  • esse.bystrickaya.ru/rabota-v-zhurnale-mod-mechta-lyuboj-zhenshini-koshmar-lyuboj-zhenshini-dobro-pozhalovat-v-ad-pod-glyancevoj-oblozhkoj-kofe-vsegda-holodnij-i-nevkusnij-stranica-2.html
  • credit.bystrickaya.ru/otchyot-o-rabote-administracii-gorodskogo-poseleniya-izluchinsk-za-2010-god.html
  • znanie.bystrickaya.ru/anatolij-azolskij-stranica-13.html
  • bukva.bystrickaya.ru/ocenka-investicionnogo-klimata-v-rossii.html
  • crib.bystrickaya.ru/istoriya-atomnoj-energetiki-ukraini-chast-4.html
  • vospitanie.bystrickaya.ru/xxi-dni-slavyanskoj-pismennosti-i-kulturi-pamyati-svyatih-pervouchitelej-kirilla-i-mefodiya.html
  • shpora.bystrickaya.ru/vsego-po-rajonu-informacionnij-byulleten-administracii-sankt-peterburga-13-764-ot-16-aprelya-2012-g.html
  • literatura.bystrickaya.ru/sltanmahmttanu.html
  • portfolio.bystrickaya.ru/pasport-kabineta-istorii-na-20102011-uchebnij-god.html
  • assessments.bystrickaya.ru/dannoe-posobie-prednaznacheno-dlya-prakticheskih-zanyatij-s-kadetami-i-vkursa-section-i.html
  • testyi.bystrickaya.ru/analiz-raboti-mou-karianskaya-osnovnaya-obsheobrazovatelnaya-shkola-v-2006-2007-uchebnogo-god-stranica-3.html
  • textbook.bystrickaya.ru/internet-resursi-pervij-kanal-novosti-31-10-2008-pankratova-yuliya-18-00-10.html
  • lesson.bystrickaya.ru/selskoe-hozyajstvo-germanii.html
  • kanikulyi.bystrickaya.ru/yah-po-realizacii-programmi-ekonomicheskogo-sotrudnichestva-mezhdu-pravitelstvom-kirgizskoj-respubliki-i-pravitelstvom-rossijskoj-federacii-na-2010-2013-godi-komissiya-postanovila.html
  • knowledge.bystrickaya.ru/nanofab-koridor-dlya-budushego-proizvodstva-monitoring-biotehnologii-01-07-2009.html
  • knowledge.bystrickaya.ru/nagradu-poluchaet-luchshij-vipusknik-programmi-mba-novosti-mezhdunarodnogo-instituta-menedzhmenta-link-za-2006g-4.html
  • ekzamen.bystrickaya.ru/samarskaya-oblast-press-konferenciya-4-h-ministrov-kolichestvo-myasa-uvelichitsya-na-7.html
  • college.bystrickaya.ru/2-attestaciya-rabochego-mesta-analiz-uslovij-truda-metodicheskie-ukazaniya-k-vipolneniyu-kursovoj-raboti-dlya-studentov.html
  • shpargalka.bystrickaya.ru/v-vistupleniya-s-dokladami-na-nauchnih-i-inih-meropriyatiyah-konferenciyah-seminarah-forumah-kongressah-i-td.html
  • control.bystrickaya.ru/doklad-ob-osushestvlenii-bikovskoj-selskoj-administraciej-municipalnogo-obrazovaniya-bikovskoe-selskoe-poselenie.html
  • occupation.bystrickaya.ru/metodicheskoe-posobie-po-pediatrii-bbk-stranica-6.html
  • turn.bystrickaya.ru/osobennosti-biomaterialov-i-eksperimentalnoe-opredelenie-mehanicheskih-harakteristik-biomaterialov.html
  • portfolio.bystrickaya.ru/otchet-o-rezultatah-samoobsledovaniya-fakulteta-ekonomiki-stranica-4.html
  • klass.bystrickaya.ru/40-ustanovi-menya.html
  • books.bystrickaya.ru/doklad-o-sanitarno-epidemiologicheskoj-obstanovke-v-verhneuralskom-rajone-chelyabinskoj-oblasti-v-2010-godu-stranica-2.html
  • spur.bystrickaya.ru/manevr-opek.html
  • klass.bystrickaya.ru/annotaciya-rabochej-programmi-disciplini-modulya-logika.html
  • education.bystrickaya.ru/3-tekushij-pooperacionnij-kontrol-rukovodyashie-tehnicheskie-materiali-po-svarke-i-kontrolyu-kachestva-soedinenij.html
  • university.bystrickaya.ru/glava-4-aleksandr-evseevich-hinshtejn.html
  • nauka.bystrickaya.ru/uchebno-metodicheskij-kompleks-po-discipline-formirovanie-predprinimatelskoj-firmi.html
  • assessments.bystrickaya.ru/dolya-zemel-zanimaemih-zelenimi-nasazhdeniyami-ot-obshej-ploshadi-zemel-podlezhashih-ozeleneniyu-.html
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.